Vragen
Meestgestelde vragen
Algemeen
Vakantie Festival 2027 vindt plaats van vrijdag 12 t/m zondag 14 februari 2027 (Brabanthallen, ’s‑Hertogenbosch).
Het festival bevindt zich in hal 6 en 7 van de Brabanthallen.
Contactgegevens
Email: info@vakantiefestival.com
Adres: Arendstraat 33A, 1223 RE Hilversum.
Bestellingen worden pas verwerkt na ontvangst van de betaling. Is de betaling niet vóór het evenement binnen, dan worden standonderdelen niet geplaatst bij de start van de opbouw.
Annuleren kan alleen schriftelijk:
tot 6 weken vóór de start: 100% restitutie, minus €85 administratiekosten
tussen 6 weken en 30 dagen vóór de start: 50% restitutie, minus €85 administratiekosten
vanaf 29 dagen vóór de start: geen restitutie.
Klachten over geleverde diensten op locatie meld je binnen 48 uur na levering. Later ingediende klachten worden niet behandeld en geven geen recht op restitutie.
Een factuur opnieuw uitschrijven naar een ander factuuradres kost €85 administratiekosten, die in de nieuwe factuur komen.
Op het exposantenportaal: https://event.vakantiefestival.com. Daar staat de meest actuele beursplattegrond.
Vrijdag 12 februari:
10.00 tot 17.00 uur
Zaterdag 13 februari
10.00 tot 18.00 uur
Zondag 14 februari:
10.00 tot 18.00 uur
Ja, maar niet voor publiek: 17:00–21:00 is het festival alleen open voor de B2B Invite
Exposanten hebben toegang 60 minuten vóór en 60 minuten na de officiële openingstijden.
Valverde is sole freight agent:
vakantiefestival@valverde.nl
Tel: +31 20 653 8555.
Het wordt sterk aangeraden om (Public/General) Liability en all-risk verzekering te hebben passend bij de waarde van stand en materialen. Vakantie Festival/EA Exhibitions/Brabanthallen accepteren geen aansprakelijkheid voor schade/diefstal/letsel.
Vermeld altijd het volledige standnummer inclusief halnaam in alle communicatie en bestellingen.
Exposantenbadges kunnen worden opgehaald bij de registratie service desk in de hoofdentree van hal 7.
De openingstijden van de registratie service desk zijn:
Vrijdag 12 februari
08:00 tot 18:00
Zaterdag 13 februari
08:00 tot 18:00
Zondag 14 februari
08:00 tot 18:00
Openingstijden zijn onder voorbehoud van wijzigingen.
Ongeveer twee weken voor de opbouw ontvang je per e-mail aanvullende on-site informatie, waaronder informatie over de build-up badge.
Stand opbouw/afbouw
EA Exhibitions is door de organisatie aangesteld als officiële exhibition contractor.
Contactgegevens
Email: vakantiefestival@eaexhibitions.com
Tel: +31 20 26 23 272
Adres: Zekeringstraat 36B, 1014 BS Amsterdam.
De opbouwtijden voor ‘space only’ stands zijn als volgt:
Dinsdag 9 februari 2027
Woensdag 10 februari 2027
Donderdag 11 februari 2027
Let op: alle empties moeten uiterlijk om 16:00 uur uit de hallen zijn verwijderd.
Woensdag 10 februari 2027 (afhankelijk van pakket) vanaf 12:00. Leveringen vóór dit tijdstip zijn niet toegestaan.
Alleen afwerken/decoreren. Geen echte bouwwerkzaamheden zoals schilderen, zagen, boren, flightcases of gereedschap.
DZondag 14 februari 2027
Maandag 15 februari 2027
Vroegtijdig afbreken is niet toegestaan. Afbouwen mag pas na de officiële sluitingstijd.
Nee, early dismantling is uitdrukkelijk verboden. Afbouw mag pas na officiële sluitingstijd beginnen.
Uiterlijk donderdag 11 februari vóór 16:00. Niet uitgepakte kratten kunnen worden verwijderd en zijn dan niet meer toegankelijk.
Ja. Emergency aisles moeten te allen tijde vrij blijven; blokkeren kan leiden tot verwijdering van materialen.
Veiligheidsschoenen (minimaal S3) én veiligheidshelm zijn verplicht in alle construction areas; zonder PPE wordt toegang geweigerd.
Rigging moet uiterlijk 8 december 2025 worden aangevraagd. Aanvragen die na deze datum worden ingediend, worden niet meer in behandeling genomen.
Bij de aanvraag moet de volgende informatie worden aangeleverd:
Statische berekeningen, ondertekend door een verantwoordelijke partij
De maximale belasting bedraagt 250 kg per rigging point, inclusief truss, safety, verlichting, banners en eventuele (ketting)takels.
Voor stands in hal 4, 5 en 7 gelden de volgende bouwhoogtes:
Voor ‘space only’ stands geldt een minimale wandhoogte van 2,5 meter.
White shell scheme stands zijn niet toegestaan. Standwanden moeten altijd zijn voorzien van kleuren en of graphics.
Minimaal 50 procent van de standwanden moet worden aangekleed met visuals, graphics of LED screens.
Wanden of wanddelen die aan de achterzijde zichtbaar zijn voor andere exposanten, of die hoger zijn dan 2,50 meter, moeten strak en egaal wit zijn afgewerkt en mogen geen branding bevatten.
Het is niet toegestaan om gebruik te maken van wanden van aangrenzende stands voor eigen doeleinden.
Vloerdekking is verplicht voor alle stands.
Tapijt mag uitsluitend worden bevestigd met goedgekeurde tapijt-tape. Na afloop van het evenement moet alle tape volledig worden verwijderd. Indien dit niet gebeurt, worden de verwijderingskosten doorbelast.
Bij een platform of vloer met een hoogteverschil van meer dan 2,5 cm is het plaatsen van een ramp (oprit) verplicht.
Iedere space-only stand moet vóór opbouw door EA Exhibitions goedgekeurd zijn. Aanleveren: technische tekeningen + 3D visuals (incl. plafondplan indien van toepassing).
Deadline: 1 dec 2025.
Ja. Maximaal 20% mag afgesloten zijn; minimaal 80% moet open blijven. Wanden minimaal 1 m binnen de standcontour plaatsen voor zicht/transparantie.
Vanwege beperkte opbouwtijd is Valverde de enige partij die mag lossen/ontladen.
Faciliteiten
Catering loopt via Brabanthallen/Libéma.
Email: planbureau@libema.nl.
Nee, het opzetten van een eigen Wi‑Fi netwerk is niet toegestaan. Wi‑Fi of bekabeld internet kan via de webshop worden besteld.
Ja, er is een algemene Wi‑Fi in publieke ruimtes. Voor stabiel zakelijk gebruik wordt een vaste (bekabelde) verbinding aangeraden.
Bij standpakketten (o.a. Standard/Deluxe/Premium/Standard festival unit/Economy festival unit) is een hoofd-aansluiting inbegrepen: 230V, 3kW. Space-only stands hebben géén elektriciteit inbegrepen.
Stroom wordt vanuit vloerkanalen (floor ducts) aangevoerd. Bij verhoogde vloeren moet het distributiepunt toegankelijk blijven.
Ja, om veiligheids- en brandredenen moeten alle elektrische apparaten uitgeschakeld worden bij het verlaten van de stand.
Twee uur na sluiting op de laatste beursdag wordt de elektrische supply uitgeschakeld (veiligheidsmaatregel).
Een formulier waarop je de gewenste posities van stroompunten aangeeft met maatvoering en standoriëntatie. Deadline: 15 december 2025.
Ja, water en afvoer worden door de venue aangesloten op het dichtstbijzijnde supply point. De aansluiting moet goed bereikbaar zijn.
Gangpaden worden dagelijks door de organisatie schoongemaakt buiten openingstijden. Schoonmaak van de stand en het afvoeren van afval is de verantwoordelijkheid van de exposant.
Ja. Er zijn ‘Hostess’ (receptie/hospitality) en ‘Engager’ (proactief voor activatie/leads). Minimaal 4 uur per boeking; offerte via online form. Badge voor hostess is inbegrepen in de offerte.
Ja, stand security is te bestellen via het exhibitor portal (aan te raden voor waardevolle items).
Huisregels tijdens vakantie festival
Tijdens het festival mag het geluidsniveau niet boven 75 dB uitkomen. Werkzaamheden >80 dB tijdens op/afbouw moeten vooraf worden gemeld en goedgekeurd.
Het inzetten van externe cateraars is niet toegestaan. Ook het verkopen van eten en drinken aan andere exposanten is verboden. Catering moet verplicht worden besteld via de officiële webshop. Overtreding van deze regels kan leiden tot een boete. Uitzonderingen zijn uitsluitend mogelijk na voorafgaande toestemming van de Brabanthallen via planbureau@libema.nl.
De deadline voor het bestellen van catering is 23 januari 2026.
Exposant/standbouwer voert eigen afval af tijdens op- en afbouw. Laat je afval achter, dan worden kosten doorbelast. Als je afval niet zelf afvoert, is het verplicht afvalcontainers te bestellen via de webshop (per m²).
Je mag foto’s/video’s maken van je eigen stand en team, maar zorg dat andere bezoekers/exposanten niet herkenbaar zijn zonder toestemming.
Foto’s/video’s van andermans producten/stands zonder schriftelijke toestemming is verboden. Video-opname apparatuur in de venue is verboden zonder schriftelijke toestemming van de organisatie.
Exposanten ontvangen 5 gratis exhibitor badges per dag voor de eerste 21 m² standruimte. Voor elke extra volle 5 m² ontvang je 1 extra badge per dag.
Extra exhibitor badges kunnen worden besteld tegen een vergoeding van €10 per badge. De exacte bestelroute wordt vermeld in de manual.
Het dragen van een persoonlijke badge is verplicht gedurende het verblijf in de venue. Zonder badge is geen toegang tot de hallen toegestaan.
In alle communicatie en bestellingen richting de organisatie en contractors moet altijd het volledige standnummer inclusief halnaam worden vermeld.
Exposantenportaal
Omdat je via het portaal o.a. leadscans kunt beheren, je bedrijfsprofiel in de event-app kunt bijwerken, uitnodigingen/registraties kunt volgen en deelnemers aan je sessies kunt monitoren.
Je bekijkt alle gescande leads, stelt leadvragen in die je team kan invullen na een scan, en je kunt na het event een export maken van alle leadgegevens.
Je werkt de bedrijfsinformatie bij die bezoekers in de event-app zien (logo, contactgegevens, omschrijving). Wijzigingen worden zichtbaar in de app zodra je opslaat.
Je deelt een unieke registratielink en ziet welke deelnemers zich via jouw link hebben geregistreerd. Je ontvangt een melding wanneer zij op het event aankomen.
Je kunt zien welke deelnemers zich hebben geregistreerd voor jouw sessies en zo je sessies volgen/monitoren.
Via de uitnodigingsmail: klik op ‘Klik hier om lid te worden van het portaal’, stel een nieuw wachtwoord in en log daarna in met je account.
Voeg een profielfoto toe en vul je contactgegevens in, zodat je profiel compleet is.
Op het dashboard op de startpagina. Daar zie je o.a. gescande leads, onvolledige profielen en (workshop)deelnemers.
Ga naar ‘Scan management’ → ‘Vragen’ → klik ‘Add new’ en voeg de gewenste vragen toe voor je team.
In het overzicht van vragen zie je ‘Required’. Hiermee kun je instellen of een vraag verplicht is (waar beschikbaar).
Ga naar ‘Bedrijfsprofiel’, voeg logo, contactgegevens en omschrijving toe en klik op ‘Opslaan’.
Werk het bedrijfsprofiel in het portaal bij en sla op; de wijzigingen worden daarna zichtbaar in de app.
Ja. Ga naar ‘Bestanden’ en klik op ‘Add new’ om bestanden zoals brochures of presentaties te uploaden voor app-gebruikers.
Ga naar ‘Team overzicht’ → ‘Add new’ en vul minimaal voornaam, achternaam en e-mailadres in.
Zet bij het toevoegen van de collega de optie ‘Toestaan om het bedrijf te beheren’ aan. De collega ontvangt daarna een e-mail om in te loggen.
Je kunt iemand toevoegen als contact/teammember; alleen met ‘Toestaan om het bedrijf te beheren’ kan die persoon ook inloggen en het bedrijfsaccount beheren.
Ga naar ‘Uitnodigingen’ → ‘Overzicht registratielinks’, kopieer de unieke link van je bedrijf en deel die via social media, website of andere kanalen.
Ja, in ‘Uitnodigingen’ kun je de geregistreerde gebruikers/deelnemers zien die via jouw unieke link binnenkomen.
Ja, volgens de handleiding wordt er een melding naar je verstuurd wanneer deze deelnemers op het evenement aankomen.
Ga naar ‘Scan management’ → ‘Overzicht leadscanning’ en klik op ‘Exporteer’. Je downloadt dan een Excel-bestand met contactgegevens en antwoorden op leadvragen.
De contactgegevens van gescande leads plus de informatie/antwoorden op de leadscanning-vragen die jij en je collega’s hebben ingevuld.
Voor het event: voeg leadvragen toe, maak je bedrijfsprofiel compleet, upload relevante bestanden, voeg collega’s toe en deel je registratielink.
Je persoonlijke profiel (foto/contact), bedrijfsprofiel (logo/omschrijving/contact), leadvragen in Scan management en eventueel teamleden + bestanden.
Nee: na ‘Opslaan’ zijn de wijzigingen zichtbaar in de app.
De gezelligste start van jouw vakantie
Beleef het ultieme dagje uit. Ervaar het zelf van 12 t/m 14 februari 2027.
Kinderen t/m 9 jaar
gratis!
